Scrum et efficacité personnelle

Scrum et efficacité personnelle sont ils compatibles ? Ces dernières semaines j’ai expérimenté l’utilisation de Scrum pour mon organisation personnelle. Si vous avez beaucoup de sujets à traiter, vous vous sentez débordés et dépassés par les événements, alors il est possible que cet article vous soit utile. J’en suis à la septième semaine d’expérimentation.

Cet article pourrait être utile aussi aux personnes qui ne connaissent pas Scrum. En effet, les principes que j’explique et que je me suis appliqué ne sont rien d’autre que les principes de Scrum.

Rendre le travail à faire visible

Un des facteurs d’anxiété et de stress chez moi dérivent du fait que j’essaye de tout mémoriser. Il est évident que cela dévient impossible à un moment donné, pour cela je m’aide avec l’agenda, les notes et les rappels. Je voulais trouver un moyen plus efficace de rendre le travail visible, j’ai alors pensé à Trello (il y a d’autres outils) et j’ai commencé à reporter sur cet outil toutes mes notes, mes rappels et mes idées à explorer.

J’ai organisé l’espace avec les colonnes suivantes :

• Modèles : tous les modèles d’éléments de backlog, pour éviter de retaper à chaque fois l’élément entier. C’est utile, par exemple, pour organiser une formation car j’ai une check-list avec 45 items.
• Product Backlog : la liste de toutes les choses à faire
• Sprint Backlog : la liste de toutes les choses à faire dans un Sprint (dans mon cas une semaine), parfois je rajoute des détails dans les commentaires de la fiche
• On Going : la liste des choses en cours. Je limite volontairement à un élément cette colonne (je me demande si je ne vais pas la retirer, car en gros, l’élément en haut du Sprint Backlog est l’élément on-going)
• Done : toutes les choses que j’ai terminé. Terminé pour moi veut dire que je n’ai plus rien faire après et pour vous ?

J’ai aussi ajouté trois autres colonnes : « A lire », « En cours de lecture », « Lus ». Cela parce que j’ai remarqué que j’étais en train de lire trois livres en parallèle et j’avais du mal à les terminer. J’ai donc décidé de rendre cela visible et de me fixer des objectifs de lecture. J’ai séparé la lecture du Product Backlog, car j’ai vraiment beaucoup de livres à lire et cela aurait difficile à suivre dans le Product Backlog.

Les codes couleur me sont utiles pour comprendre dans quel domaine je passe la plupart de mon temps, ou pour bien équilibrer un Sprint. Par exemple, les items rouges correspondent aux tâches administratives : si je me rends compte que la moitié d’un Sprint est constitué de rouge, je comprends qu’il y a un problème, car cela m’empêche de créer de la valeur et faire ce que j’aime : Scrum (vous l’aviez deviné ?).

Ordonnancer le travail à faire

Au début, vous aurez uniquement la colonne Product Backlog pleine d’éléments, les autres colonnes seront vides. Il est temps maintenant d’ordonnancer le travail à faire. Vous utiliserez les critères qui sont les plus adaptés à votre cas, comme : urgence, importance, gains financiers, etc. Personnellement j’ai ordonnancé avec un objectif en tête : à chaque semaine créer du contenu de valeur (le plus petit qu’il soit) plus d’autres choses (tâches administratives, etc.).

durée et objectif d’un Sprint

Vous l’aviez sans doute deviné, maintenant il est temps de se fixer des objectifs, mais avant vous devez décider la durée du Sprint (j’ai choisi une semaine), ne dépassez pas le quatre semaines !

Une fois la durée fixée, vous allez piocher dans votre Product Backlog, en imaginant tout le travail que vous allez pouvoir faire au cours du Sprint. Ne passez pas plus d’un quart d’heure dans cette activité, de toute manière vous allez vous tromper au début 😉

Je me suis fait une fiche modèle sur Trello qui délimitera un Sprint et dans laquelle je note mon Sprint Goal, l’objectif pour la semaine. Cela me permettra d’embarquer dans le Sprint Backlog en grande partie les éléments du Product Backlog aligné avec le Sprint Goal (et logiquement en haut de la liste).

Sélection du travail à faire au cours d’un Sprint

Maintenant que l’objectif est clair, je vais choisir dans le Product Backlog les choses à faire (en général je fais cela le vendredi soir, pour démarrer le lundi avec une liste déjà prête… mais que parfois je modifie).

Il faut bien réfléchir à vos disponibilités, pensez aussi à dégager du temps pour votre bien être. Par exemple, j’envisage d’ajouter des éléments « Sport » à ajouter et inclure dans un Sprint. Souvent les bonnes idées me viennent en courant, le cerveau est bien fait et il utilise ce temps pour digérer l’information.

Vous êtes prêts pour votre premier Sprint, préparez vous, il sera plein de surprises 🙂

Le Sprint

Démarrez votre cycle de travail, en prenant le soin de respecter les quelques règles que vous vous êtes fixés. Les miennes sont : pas plus d’un élément à la fois, fini veut dire que je n’ai plus rien à faire sur l’élément, pas de concessions sur la qualité du résultat.

En ce moment j’expérimente le timeboxing de certaines activités consommatrices de temps, comme par exemple la lecture et réponses des emails. Quand je commence à regarder mes mails, je démarre le minuteur à 30 minutes, quand ça sonne j’arrête de m’occuper des emails et je considère la tâche comme terminée. J’ai trois éléments dans le Sprint Backlog : check emails matin, check email après-midi, check email soir… ça fait une heure trente ! Mais c’est un timebox, donc parfois ce travail me prends seulement 5 minutes. Le minuteur est utile quand vous avez un milliard de messages et vous risquez d’y passer la matinée, ce qui était mon cas.).

Chaque matin, relisez votre objectif du Sprint… êtes vous toujours concentrés sur ce but, l’aviez vous oublié ? Est-il toujours d’actualité ?

Petit conseil : ne changez pas l’objectif du Sprint une fois que vous avez démarré. Si quelque chose d’importante tombe, notez le dans le Product Backlog. S’il est vraiment très important, mettez le en haut du Product Backlog, vous le traiterez le Sprint prochain. Ne vous faites pas distraire par les nouveautés.

Fin de Sprint

Ça y est, nous sommes à la fin du Sprint (de la semaine pour moi). Maintenant il est très important de prendre le temps d’analyser le travail fait, le travail qui reste dans la colonne « On Going » et, surtout si votre objectif à été atteint ou pas ! Dans le premier cas, c’est bouteille de champagne, dans le deuxième une bière… et oui, il faut savoir se récompenser à la hauteur de ses résultats :-). Je parie que cela vous motivera a atteindre votre Sprint Goal… bien évidemment, si vous n’aimez pas, ou vous ne pouvez pas boire de l’alcool, réfléchissez à la récompense que vous voulez vous donner à la fin du Sprint.

Ce n’est pas fini. Maintenant il faut savoir comment mieux faire au prochain Sprint. Prenez une heure, au moins, pour réfléchir à toutes les choses qui se sont bien passées et aux améliorations que vous souhaitez mettre en place pour le prochain Sprint.

Obligez vous, à chaque Sprint, à trouver une action d’amélioration que vous mettrez en oeuvre concrètement au prochain Sprint. Définissez, dans l’action d’amélioration, les résultats attendus au cours du Sprint et vérifiez les à la fin.

Maintenant les éléments qui restaient dans la colonne « on-going » et « Sprint Backlog » doivent être remises dans le Product Backlog.

Faite la somme des éléments qui se trouvent dans la colonne « Done » pour le Sprint que vous venez de terminer. Cela nous sera utile plus tard.

Il est vendredi soir, mon Sprint vient de se terminer, ceci était le dernier Item à faire. Une fois l’article publié je mettrai l’élément en « Done » et je verrai si je peux ouvrir ou pas une bouteille de Champagne 😉

Dans deux semaines je publie un nouveau article à ce sujet : comment améliorer la prédictibilité personnelle avec un Burndown chart.

Bon week-end !