Être ou ne pas être agile ? Telle est la question !
Avec l’accélération inévitable de la digitalisation, imposée notamment par les différents confinements, les entreprises ont dû rapidement mettre en place de nouvelles organisations du travail, comme le télétravail. À moyen terme, cela a renforcé le dialogue social pour aboutir à des prises de décision acceptées par tous.
Si pour beaucoup d’entreprises ces nouveaux modes de travail se sont mis en place dans l’urgence, aujourd’hui les Directions des Ressources Humaines ont plus de latitudes pour les intégrer dans la stratégie de l’entreprise. Comment devenir une entreprise plus agile et quels sont les avantages sur le long terme d’adopter un management plus agile.
Moins de frustration plus de motivation
Pour (re)motiver les équipes et les rendre autonomes, même à distance, Il est très important de construire une culture d’équipe qui s’inscrit elle-même dans la culture de l’entreprise.
Favoriser d’abord les individus et les interactions avant les processus et les outils: Scrum apporte à la fois un cadre, une posture managériale et donne un rythme permettant de focaliser le travail sur un objectif commun et la création de valeur.
Maintenir un haut niveau de communication autour des objectifs est primordial pour le moral des membres de l’équipe, conserver un climat de confiance et une positivité à toute épreuve.
Le fonctionnement optimal repose sur la qualité des interactions itératives au sein de l’équipe et leur adaptation à toutes situations.
Daniel Pink parle dans son ouvrage « The Surprising Truth about what motivates us » de 3 éléments qui permettent de garder un collaborateur engagé :
La vision
Formaliser une vision, sous forme de slogan, d’image ou toute autre représentation facilement mémorable, permet de donner du sens à un projet. Qu’il s’agisse d’un projet de transformation d’entreprise ou du développement d’une nouvelle application logicielle, ce « sens » est indispensable pour permettre aux équipes de s’approprier collectivement le futur produit en comprenant et en partageant sa finalité de manière aussi concrète que possible.
L'autonomie
L’auto-organisation d’une équipe est une force puissante qui peut favoriser l’innovation et motiver ses membres à accomplir de grandes choses. L’idée est simple : laisser les gens qui sont les plus proches du client, ceux qui ont la meilleure idée de ses besoins, prendre les décisions à propos de ce qu’ils livrent et de comment ils le livrent.
La maîtrise
l’apprentissage continu et le ‘désapprentissage’ est un must pour assimiler et implémenter des nouvelles méthodes et mindset. Les équipes doivent comprendre quelles décisions elles peuvent prendre en fonction de leur maîtrise et expertise.
Une sorte de cercle vertueux d’amélioration continue basée sur la communication, la transparence et le partage des responsabilités aide, dans la plupart des cas, à améliorer le niveau de motivation.
On ne parle pas d’une confiance aveugle mais d’une confiance qui s’accompagne dans la mise en place d’un cadre de travail spécifique, au sein duquel l’équipe peut s’auto-organiser face à un objectif donné.
L’équipe devient confiante et autonome car elle participe à la réalisation de la vision du produit, à travers des objectifs incrémentaux. Elle s’auto-contrôle / gère grâce notamment à une définition explicite et partagée de la “DOD” (Definition of Done) qui assure la transparence et la qualité du travail fourni. Ainsi on réduit le risque de création de dette technique, correspondant à du travail mal fait (pas forcément consciemment)
Moins de réunion plus de décisions
On entend parler très souvent en entreprise de “réunionite”. Souvent symptomatique des entreprises dont les objectifs ne sont pas clairs et dont l’issue apporte rarement des solutions.
Tout le monde est d’accord sur ce constat mais comment remplacer les réunions sans sacrifier pour autant la qualité des échanges et d’informations / décisions partagées ?
La « réunionite » peut rapidement faire baisser la motivation des équipes et créer de la confusion et/ou la perte de focus.
Le cadre de travail Scrum vient au secours de ces équipes en leur donnant une dimension plus collaborative, plus humaine, plus “fun” et moins stressante tout en maximisant le résultat car plus efficace avec l’objectif de devenir résilient face au changement et à l’incertitude.
La création de valeur peut très bien se faire très rapidement, avec peu d’efforts dans certaines situations.
Les événements Scrum ne sont pas des réunions mais des opportunités de conversation utilisées pour créer de la régularité et minimiser le besoin de réunions mal cadrées. Vous garantissez l’amélioration continue des pratiques et des process.
Tous ces événements ont une durée prédéfinie dans le temps de sorte que chaque rituel possède une durée maximale et pour chaque évènement un objectif est défini.
Les cadres temporels (ou timebox) suggérés pour un Sprint de 1 mois sont :
- Sprint Planning : 8 heures maximum permet d’identifier un sprint goal ainsi qu’un sprint backlog
- Daily Scrum : 15 minutes permet d’inspecter le travail réalisé durant les dernières 24 heures, et de s’adapter pour l’atteinte de l’objectif du Sprint, avec un nouveau plan pour les prochaines 24 heures.
- Sprint Review : max 4 heures permet d’inspecter le résultat du Sprint, obtenir du feedback des utilisateurs, et de déterminer les adaptations futures.
- Sprint Rétrospective : max 3 heures permet d’inspecter la Scrum Team et améliorer ses pratiques, intéractions et outils.
💡Astuce :
Le Framework des 7Ps de James Macanufo vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel en donnant à vos moments collectifs la préparation nécessaire :
- Purpose : pourquoi sommes-nous là ?
- People : qui est concerné ?
- Product : avec quoi ressort-on ?
- Process : quel est l’agenda de la séance ?
Préparation : qu’est-ce qui doit être fait en amont ? - Pratique : quels sont les besoins logistiques ?
- Pitfalls : quels sont les risques et comment les gérer ?
L'Agilité donne valeur au client
Les approches Agiles ont à cœur de mettre le client et ses besoins au service du projet.
Le manifeste Agile indique comme principe fondateur “Notre plus haute priorité est de satisfaire le client en livrant rapidement” et l’agilité permet d’être plus réactif et plus adaptable dans les phases d’avant-vente et de projet.
En avant-vente, il est possible de proposer plus rapidement de nouvelles offres/services, intégrer plus rapidement des innovations dans les offres/services en place.
Au niveau des projets, la livraison est plus rapide grâce à des équipes autonomes, concentrées sur l’essentiel.
Le client en tire directement les bénéfices : il a une offre qui est plus adaptée à son contexte, plus innovante qui répond à son besoin et dans des délais plus réduits avec une capacité à ajuster son périmètre, ses délais et son budget en fonction de ses contraintes du moment.
Pour résumer :
Le client a une visibilité sur l’avancement du projet
Il peut, si besoin, apporter des modifications ou demander d’autres fonctionnalités
Si des ajustements doivent être réalisés, ceux-ci seront intégrés aux prochains Sprints pour tenir compte de l’évolution des besoins clients.
Diminuer les risques de projet
Les avantages apportés par la bonne application du Manifeste Agile pour sa nature itérative et incrémentale, crée un produit final rapidement prêt à être commercialisé.
Le Contrôle empirique des risques est beaucoup plus objectif permettant de prendre plus vite de meilleures décisions.
Les mises à jour produits des différents Sprints apportent les preuves que les différents risques identifiés ont bien été écartés ou adressés d’une manière ou d’une autre là où le fonctionnement traditionnel en phase nous réserve des surprises jusqu’au jour de la mise en production finale.
Un fois détecté le risque, les actions peuvent agir de différentes façons :
- Réduire : ce sont des actions qui permettent de réduire l’impact si le risque se produit ;
- Éviter : ce sont des actions qui permettent d’éviter que le risque se produise ;
- Repli : ce sont des actions qui permettent de limiter la probabilité que le risque se produise
- Transférer : ce sont des actions qui permettent de transférer le risque vers d’autres départements ou acteurs du projet qui ont le mandat pour influencer l’impact ou la probabilité que le risque se produise.
En fonction des risques avérés, le Product Owner orientera la direction du produit à travers le Product Backlog, et ainsi que l’on va bien produire la meilleure solution possible avec les contraintes données, et non faire plus rapidement ce qui a été demandé initialement.
Pour conclure
L’environnement du marché d’aujourd’hui est dynamique et en constante évolution. Cela signifie que tous les professionnels en activité doivent avoir les connaissances et l’expertise pour les aider à être flexibles et à évoluer avec les changements.
L’approche agile apporte de l’air frais pour de nombreuses équipes coincées au milieu d’un environnement rigide et axé.
Devenir agile c’est un chemin long que demande aux entreprises de sortir de leur zone de confort sans partir de zéro.
Le secret est de commencer petit et mettre en œuvre un projet et expérimenter le changement par vous même.
Etude de cas
Comment une multinationale des télécoms utilise Scrum pour restaurer un avantage concurrentiel
Découvrez une mise en pratique du cadre de travail Scrum et ses résultats concrets sur les équipes en charge des produits.
