Améliorer la prédictibilité

Améliorer la prédictibilité est important pour notre organisation personnelle et nos parties prenantes. Dans le précèdent article, Scrum et efficacité personnelle, j’ai partagé mon expérience d’utilisation de certains principes de Scrum pour être plus efficace personnellement. Le but était de démontrer qu’il est possible de travailler autrement et être plus sereinement.

Dans cet article, je partage des idées pour améliorer la prédictibilité du travail que je suis en mesure de faire chaque semaine (la durée de mes Sprints personnels).

Améliorer la prédictibilité - travailler différemment !
Photo by Dan Meyers on Unsplash

Si vous appliquez cette manière de faire à vous-mêmes, vous comprendrez quelle est l’état d’esprit à avoir dans un contexte complexe et comment l’empirisme vous aide à devenir meilleurs, individuellement ou en équipe.

Scrum est décrit dans le Scrum Guide, les idées suivantes utilisent certains principes de l’empirisme et de Scrum.

Qu’est-ce que j’ai appris des Sprints passés

L’analyse des données récoltés au cours des semaines passées m’a permis d’apprendre à :

  • Découper plus finement mes activités
  • Trouver des axes d’amélioration
  • Mieux comprendre ma capacité à faire

AMELIORER LA PRÉDICTIBILITÉ – Découper plus finement mes activités

Je n’ai jamais passé du temps à réfléchir à toutes les activités indispensable pour écrire un article du blog, d’habitude dès que j’avais une idée, j’écrivais et je publiais l’article. Parfois je ne finissais pas, car je commençais à faire autre chose.

Pour changer cette situation, la première chose que j’ai faite a été simplement d’écrire un élément dans mon Product Backlog personnel : « Idée blog : Scrum et efficacité personnelle ».

Exemple item backlog

J’ai créé une checklist dans la fiche, en pensant à tout ce que je fais quand j’écris un article : écrire l’article en français, relire l’article en français, chercher les images pour l’article, poster l’article sur le blog en français, traduire l’article en anglais, etc… à la fin, au total, j’ai créé une vingtaine de tâches.

C’est assez révélateur de la complexité de l’activité, le voir matérialisé est assez impressionnant.

Améliorer la prédictibilité - Detail item backlog

Je me suis rendu compte que je pouvais découper en trois elements distincts tout le travail décrit dans la checklist. J’ai finalement crée trois elements distincts cohérents et bien séparés.

Améliorer la prédictibilité - Items backlog

Le découpage plus fin amène à des avantages indéniables :

1 – je peux publier un article en français en Sprint X, et en anglais le Sprint X+1 (avant je publiais tout en une seule fois, après deux semaines de travail). En resumé je peux créer de la valeur (j’espère) et obtenir un feedback plus rapidement.

2 – je peux varier le travail de chaque Sprint, en ajoutant différents éléments et pas passer une semaine à travailler uniquement sur un billet de blog

3 – j’améliore ma capacité à estimer la quantité de travail à faire en un Sprint

4 – j’automatise, délègue ou élimine une partie du travail pour lequel je n’ai pas de valeur ajouté

AMELIORER LA PRÉDICTIBILITÉ – Trouver des axes d’amélioration

En analysant le travail fait à la fin de chaque Sprint, il est possible de se rendre compte du travail qui peu être automatisé. J’ai remarqué que je passais pas mal de temps à fournir des créneaux de disponibilité à mes prospect, clients ou collègues.

Une action concrète d’amélioration a été l’implementation de la prise de RDV automatisée (Planifier un entretien avec Fabio). Une chose en moins à gérer et qui m’aide beaucoup.

AMELIORER LA PRÉDICTIBILITÉ – Mieux comprendre ma capacité à faire

En découpant mes activités plus finement, comme nous l’avons vu précédemment, j’ai pu améliorer la comprehension de ma capacité à faire en un Sprint.

Je sais aussi prévoir dans quelle semaine je m’occuperai d’un nouvel élément du Product Backlog. Évidemment plus on positionne l’élément loin dans le temps, moins les prévisions seront précises.

Exemple : cette semaine j’ai reçu l’article d’un collègue pour relecture. Je peux prévoir que pour la fin de la semaine prochaine j’aurais fait le travail.

Cela implique que: 1 – vous êtes concentrés sur l’objectif du Sprint en cours; 2 – vous savez ce qui est important pour vous. La collaboration et l’entraide est important pour moi, cette demande entre directement en haut du Product Backlog. Une demande administrative se trouvera plutôt au fond du Product Backlog.

Pour terminer avec la prédictibilité, il est très utile de compter le nombre d’éléments du Product Backlog que vous êtes capables de terminer à chaque Sprint.

Au fil du temps, en gagnant de l’expérience dans le découpage fin de vos activités et en automatisant d’autres, vous aurez une meilleure capacité de prévisions.

Voici un exemple de mes derniers Sprints (Velocity = nombre d’éléments du Product Backlog terminés à la fin du Sprint).

SprintSprint GoalVelocity
1Understand French training requirements28
2Prepare Virtual PSPO training24
3Test Virtual PSPO training25
4Run Virtual PSPO training14
5Improve Virtual PSPO training from experience13
6Write first XXX whitepaper revision19
7Complete XXX whitepaper11
Mes derniers Sprints, avec le Sprint Goal correspondant et la quantité d’éléments de Product Backlog terminés (Velocity)

Les données relatives à la vélocité me sont utiles pour améliorer les prévisions. Au début du Sprint 7, je connaissais la moyenne de mes trois meilleurs Sprints (25 éléments), celle de mes trois pires Sprints (15 éléments) et la moyenne la plus probable (20 éléments). 

En connaissant le nombre total d’éléments dans mon Product Backlog, je peux réaliser ce qu’on appelle un Burndown Chart, une manière de visualiser le travail fait et celui restant à faire (voir mon burndown personnel).

AMELIORER LA PRÉDICTIBILITÉ - Burnout Personnel
Burnout Personnel

Le Sprint 7 a révélé que, en réalité, j’ai encore beaucoup à apprendre de ma capacité à faire. En effet j’ai pu terminer uniquement 11 éléments du Product Backlog et toutes les données statistiques doivent être revues. C’est la preuve qu’il est utile de procéder ainsi.

Remarque : la vélocité est une donnée empirique, constatée à la fin du Sprint. Elle ne donne pas d’indication sur la valuer crée. Une vélocité faible, n’est pas forcement une information negative. Vous pouvez lire l’article « Velocity in Scrum, actually » pour approfondir ce sujet

Quand j’aurais mieux appris à faire mes prévisions, je pourrais aussi avoir une meilleure prédictibilité.

Conclusions

Après avoir vu dans le premier article, Scrum et efficacité personnelle, comment organiser son travail en Sprints, nous avons exploré comment utiliser les données recueillis pour améliorer notre prédictibilité.

Vous comprenez comment cela fonctionne au niveau personnel, attention vous ne pratiquez pas Scrum, mais les principes applicables dans un contexte complexe, comme peuvent l’être nos vies, parfois.

Au sein d’une Scrum Team, utilisez-vous les données empiriques pour vous améliorer ? Quelles actions concrètes et mesurables avez-vous implémenté récemment ? Le découpage du Product Backlog en éléments plus fins quels résultats a donné ?

J’espère que, grâce à ces articles, vous obtenez une meilleure organisation personnelle et une meilleure prédictibilité. Si quelqu’un vous dit qu’il faut travailler plus, aidez cette personne à comprendre qu’en réalité il faut travailler différemment, vous savez comment maintenant !

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